Acord de prelucrare a datelor cu caracter personal (art. 28 GDPR)
Schita (draft), 2026-10-31. Acest document este o propunere pregatita de BITORA SRL si nu a fost inca revizuita de un avocat. Nu produce efecte pana la publicarea versiunii finale, datata si versionata. Structura urmeaza clauzele contractuale standard din Decizia de punere in aplicare (UE) 2021/915; textul integral al clauzelor va fi anexat in versiunea finala.
1. Rolurile
- Pentru continutul canalelor conectate (mesaje, fisiere, date de contact ale persoanelor care scriu), Clientul este operator si BITORA este persoana imputernicita. BITORA prelucreaza doar pe baza instructiunilor documentate ale Clientului, inclusiv configuratia din panou.
- Pentru datele contului, facturare, suport si autentificare in panou, BITORA este operator; se aplica Nota de confidentialitate.
- BITORA nu foloseste continutul Clientului pentru a imbunatati produsul, pentru statistici intre clienti sau pentru antrenarea de modele.
2. Obiectul, durata, natura, scopul, categoriile
| Element | Descriere |
|---|---|
| Obiect | operarea agentilor AI pe infrastructura dedicata a Clientului |
| Durata | durata contractului plus 60 de zile pentru export si stergere |
| Natura | colectare din canale, stocare, analiza automata, generare de propuneri, transmitere catre destinatii aprobate, jurnalizare |
| Scop | cel stabilit de Client in configuratie (coordonare, evidente, raspunsuri, documente) |
| Categorii de persoane | angajatii Clientului, clientii si partenerii sai, alte persoane care scriu in canalele conectate |
| Categorii de date | identificatori de canal (numere, adrese, nume afisate), continutul mesajelor si fisierelor, metadate, datele de business din sistemele conectate |
| Categorii speciale | nu, cu exceptia unui acord scris separat |
3. Obligatiile BITORA
- Prelucreaza doar pe instructiuni; informeaza Clientul daca o instructiune incalca legea.
- Personalul cu acces este tinut de confidentialitate; accesul la celula este nominal si jurnalizat.
- Masuri tehnice si organizatorice (Anexa 1): izolare per client, criptare in tranzit si a backup-urilor, chei per client, principiul privilegiului minim pentru agenti (fara credentiale in procesele agentilor), poarta de iesire, jurnal imuabil, actualizari automate de securitate, backup zilnic cu test lunar de restaurare.
- Sprijina Clientul la raspunsul catre persoanele vizate si la obligatiile din art. 32–36; cererile primite direct sunt transmise Clientului in 3 zile lucratoare.
- Notifica Clientul despre o incalcare a securitatii in cel mult 24 de ore de la constatare, cu informatiile disponibile, completate ulterior.
- La incetare, sterge sau returneaza datele la alegerea Clientului; stergerea backup-urilor se face prin distrugerea cheilor de criptare (crypto-shredding) la sfarsitul retentiei.
- Pune la dispozitie informatiile necesare demonstrarii conformitatii si permite audituri, cu preaviz rezonabil si cel mult o data pe an, in afara cazurilor impuse de o autoritate.
4. Sub-procesatori
- Clientul autorizeaza in mod general sub-procesatorii din lista publicata. BITORA anunta modificarile cu cel putin 30 de zile inainte; Clientul poate obiecta motivat, caz in care partile cauta o solutie sau Clientul poate inceta fara penalitati.
- BITORA impune sub-procesatorilor prin contract obligatii echivalente cu cele de aici.
5. Transferuri in afara SEE
- Modelele AI sunt furnizate de Anthropic (SUA). Transferul se intemeiaza pe clauzele contractuale standard (Decizia (UE) 2021/914, modulul 3) incorporate in acordul dintre BITORA si Anthropic, completate de masurile suplimentare din evaluarea impactului transferului (rezumat disponibil la cerere).
- La cererea Clientului si contra cost, inferenta poate fi mutata intr-o regiune UE prin Amazon Bedrock, cu limitarile de functionalitate comunicate.
- BITORA nu declara „prelucrare exclusiv in UE” pentru configuratia standard.
6. Retentie
Continutul jurnalului: 365 de zile implicit, configurabil; mesajele primite: 180 de zile; evenimentele de lucru ale agentilor: 90 de zile; la furnizorul de modele: conform politicii acestuia (stergere in 30 de zile pentru API, cu exceptiile publicate). Metadatele imuabile ale jurnalului (cine, cand, ce actiune, hash) se pastreaza pe durata contractului.
Anexa 1: masuri tehnice si organizatorice
Lista detaliata este publicata pe pagina de securitate si face parte din acest acord.
Anexa 2: lista sub-procesatorilor
Vezi pagina dedicata; versiunea de la data semnarii este arhivata in contul Clientului.